06-6151-9673こんにちは！ 今ではほとんどの方が携帯電話を持っているため、自宅の固定電話にかかってきた家族あての電話を取り次ぐ機会が減ってしまいましたね。「電話は苦手・・・」という方が多いのではないでしょうか？しかし、会社に入って日が浅いうちは電話の応対が新入社員の仕事のひとつ。電話を受けた人が会社の顔になります会社のイメージを損ねないために今回のビジネスマナー講座は電話の対応について学びました。
顔が見えない相手・初めて話すかもしれない相手とお話をする動作は誰だって緊張しますよね(*´Д｀) 社内の人間かもしれないし取引先やお客様からかもしれない。コールが鳴ると緊張で心臓がバクバクする方もおられると思いますが相手をお待たせしないことを意識して３コール以内で電話を取るのが望ましいです。この３コール以内に電話に出る意味は何だと思いますか？取引先やお客様をお待たせしないのもひとつ。勇気を出して電話をかけたのに出てくれそうにないから諦めよう。と切ってしまう人もいるかもしれません。どうしても３コール以内に出られない場合は必ず「お待たせしました。」と一言のお詫び、それだけで会社の印象あなたの印象がぐっと上がります(^^)
さてさて、実際に自分は株式会社ココポート第2営業部の○○さん、という設定で取引先に発注したり市民病院に従業員の健康診断を依頼したり、システム管理会社にパスワードを忘れてしまったので教えてほしいと問い合わせる。反対に自分あてに質問や問い合わせの電話がかかってくるのを想定して原稿を書いていただきました。
あらかじめ原稿が準備できたところでスタッフが利用者さんの携帯に電話をかけ、社員になりきって対応をしていただきました。ご自分の電話が鳴った時は「え～！」と困った顔をされていましたが電話に出られると別人のように社員になりきっておられました(*´ω｀) 想定外の質問をスタッフが投げかけましたがメモを取りながら丁寧に対応しておられました。
お互いの対応の仕方を見て良かったところを意見交換し、気づきや自信ができました。電話は顔が見えない分、声や話し方でコミュニケーションを取らなくてはいけないので会ってお話をする時よりも配慮が必要なことを意識し相手に好印象を持っていただけるようになりたいですね!(^^)!
